Sachbearbeitung (m/w/d)

Organisation der Beschaffungsvorgänge im Theater Trier:

• Entgegennahme aller Beschaffungsanträge der Theaterabteilungen und Prüfung  der jeweils anzuwendenden Vergabeverfahren
• Vorbereitung, Begleitung und Bearbeitung von Vergaben unter Anwendung der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
  • Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Auftragsbekanntmachungen für den technischen Bereich
  • Erstellen der Vergabeunterlagen (Aufforderung zur Angebotsabgabe, Erfassung der Angebote u. a.)
  • Einbindung der erforderlichen städtische Verfahrensbeteiligte (Vergabestelle, Rechnungsprüfungsamt)
  • Dokumentation der Vergabeverfahren (Fertigung der Vergabevermerke)

Organisation des Vorderhauspersonals:

• Planung des Einlass- und Garderobenpersonals für Theaterveranstaltungen im Hinblick auf die Erfordernisse des Bühnenstücks, der Spielstätte, des Besucheraufkommens, aber auch im Hinblick auf die Einhaltung geltender Hygienevorschriften
• Fertigung der Dienstpläne und Durchführung von Dienstbesprechungen
• Erstellung der Abrechnungen des Einlass- und Garderobenpersonals für die Gehaltsstelle

Rechnungsabwicklung und Verbuchung

• Erfassung der Aufträge im SAP-System, Einholung der Auftragsfreigaben bei den befugten Auftragsentscheider und Versendung der Aufträge
• Bearbeitung der Eingangsrechnungen unter Anwendung des E-Rechnungs- und des SAP-FI-Systems

Sonstige Aufgaben:

• Führung einer Handkasse zum Erwerb geringwertiger Verbrauchsgegenstände
• Bearbeitung von Versicherungsangelegenheiten bei Schadensfällen sowie Ermittlung der Versicherungssummen für  jeweilige Risikobereichen

• Laufbahnprüfung für das 2. Einstiegsamt der Fachrichtung Verwaltung und Finanzen oder abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) bzw. der Abschluss der I. Prüfung alternativ abgeschlossene Berufsausbildung im technischen oder kaufmännischen Bereich mit der Bereitschaft an dem Lehrgang zur 1. Prüfung teilzunehmen.
• Berufserfahrung sowohl mit technischem als auch mit kaufmännischem Hintergrund ist insbesondere hinsichtlich der Durchführung der  Beschaffungsverfahren vorteilhaft
• umfassende Kenntnisse der gängigen EDV-Systeme, insbesondere SAP und Excel
• organisatorische Fähigkeiten, strukturierte und analytische Arbeitsweise und pragmatische Aufgabenerledigung
• hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative
• ausgeprägte Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeit, souveränes Auftreten, Teamgeist
• Affinität zum Theaterbetrieb
• Bereitschaft, einen Teil der Arbeitszeit in den Abendstunden und Wochenenden zu erbringen

• Familienfreundlichkeit z.B. durch flexible Arbeitszeiten, Krippenbelegplätze, eine eigene Ferienbetreuung für Kinder von Mitarbeitenden, Unterstützung bei der Vermittlung von Kurzzeitpflegeplätzen
• Betriebliche Gesundheitsförderung
• gezielte Fortbildungsangebote
• aktive Gestaltungsmöglichkeiten in einer modernen Verwaltung
• kollegiale Atmosphäre und ein dynamisches, motiviertes Team